Créer une note de frais

Pour créer une note de frais, il faut au préalable avoir créé et configuré un employé, ainsi que des articles insérables dans une note de frais.

1. Création de la note de frais

1. Utiliser le menu Dépenses > Créer.
2. Remplir le formulaire en choisissant Payé par: Employé (à rembourser), et en sélectionnant l'employé correspondant.
3. Cliquer sur Sauvegarder.
4. Cliquer sur Joindre le reçu pour joindre le ticket de caisse ou la facture.

2. Création du rapport

Les notes de frais doivent être soumises à validation par le biais d'un rapport. Celui-ci peut contenir une ou plusieurs notes de frais.

1. Cliquer sur le bouton Créer le rapport
2. En cliquant sur le bouton Modifier, il est possible de rajouter d'autres notes de frais existantes au rapport
3. Cliquer sur Soumettre au responsable

3. Validation du responsable

Selon la configuration de la fiche Employé, le responsable de la validation des notes de frais est le supérieur hiérarchique de l'employé, ou un autre employé désigné pour valider les notes de frais de l'employé ayant réalisé des dépenses.

Une fois que le rapport est en status Soumis, le responsable le voit apparaître dans le menu Dépenses > Notes de frais > Notes de frais à approuver.

Dans la fiche du rapport, le validateur a la possibilité de cliquer sur Approuver, Refuser ou Remettre en brouillon.

Une fois le rapport approuvé, le validateur peut cliquer sur Comptabiliser les écritures.

4. Remboursement de la dépense

Le rapport approuvé et comptabilisé (la pièce comptable correspondante est créée), le validateur peut cliquer sur le bouton Enregistrer un paiement pour rembourser le salarié ayant réalisé l'avance.

Choisir le journal Banque ou Espèces selon le moyen de paiement.